Przedmiot Zapytania ofertowego
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2014 - wytyczne, wątpliwości, gorące tematy".
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
- Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych,
- Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji,
- Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji,
- Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji,
- Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych,
- Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi,
- Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu,
- Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu klasy **** dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 30 osób,
- Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną,
- Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych,
- Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 30-40 osób),
- Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji,
- Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe,
- Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji,
- Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Konferencji,
- Opracowanie logo Konferencji.
Informacje ogólne:
- Konferencja powinna odbyć się w dn. 21-22 listopada 2014 r. w Krakowie.
- Przewidywana liczba uczestników: 400-500 osób.
- Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nieprzyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji.
- Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
- Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
Informacje szczegółowe:
- Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
- Oferta powinna zawierać:
- nazwę i adres oferenta,
- zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty,
- datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
- szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
- wskazanie terminu obowiązywania oferty,
- określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
- oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w Zapytaniu Ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
- oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
- oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
- Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
- Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:
- Cena,
- Ryzyko finansowe dla Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK,
- Doświadczenie, w tym w realizacji projektów we współpracy z Sekcją Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej: 17 II 2014 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 25 II 2014 r.
Podpisanie umowy: do 15 III 2014 r.
Oferty należy przesłać w terminie do dnia 17 II 2014 r. na adres:
Piotr Jankowski
I Klinika Kardiologii, Elektrokardiologii Interwencyjnej i Nadciśnienia Tętniczego
Instytut Kardiologii, Uniwerstet Jagielloński Collegium Medicum
Ul. M. Kopernika 17
31-501 Kraków
Łączymy wyrazy szacunku
Komitet Organizacyjny Konferencji