Zaproszenie do składania ofert na organizację konferencji SPiE PTK

2014-01-23
Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologiczego "Kardiologia Prewencyjna 2014" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji.

Przedmiot Zapytania ofertowego
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2014 - wytyczne, wątpliwości, gorące tematy".

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
  1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych,
  2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji,
  3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji,
  4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji,
  5. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych,
  6. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi,
  7. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu,
  8. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu klasy **** dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 30 osób,
  9. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną,
  10. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych,
  11. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 30-40 osób),
  12. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji,
  13. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe,
  14. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji,
  15. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Konferencji,
  16. Opracowanie logo Konferencji.


Informacje ogólne:
  1. Konferencja powinna odbyć się w dn. 21-22 listopada 2014 r. w Krakowie.
  2. Przewidywana liczba uczestników: 400-500 osób.
  3. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nieprzyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji.
  4. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
  5. Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.


Informacje szczegółowe:
  1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
  2. Oferta powinna zawierać:
    • nazwę i adres oferenta,
    • zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty,
    • datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
    • szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
    • wskazanie terminu obowiązywania oferty,
    • określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
    • oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w Zapytaniu Ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
    • oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
    • oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
  3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
  4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.


Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:
  • Cena,
  • Ryzyko finansowe dla Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK,
  • Doświadczenie, w tym w realizacji projektów we współpracy z Sekcją Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.


Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej: 17 II 2014 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 25 II 2014 r.
Podpisanie umowy: do 15 III 2014 r.

Oferty należy przesłać w terminie do dnia 17 II 2014 r. na adres:

Piotr Jankowski
I Klinika Kardiologii, Elektrokardiologii Interwencyjnej i Nadciśnienia Tętniczego
Instytut Kardiologii, Uniwerstet Jagielloński Collegium Medicum
Ul. M. Kopernika 17
31-501 Kraków



Łączymy wyrazy szacunku

Komitet Organizacyjny Konferencji