I.
Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”), w ramach prowadzonej działalności statutowej, planuje imprezę plenerowo-medialną o charakterze festynu z okazji przypadającego 26 września (alternatywny termin 27 września) 2015 roku Światowego Dnia Serca („Impreza”). W związku z tym PTK zamierza powierzyć organizację Imprezy profesjonalnej firmie („Organizator”) zajmującej się działalnością w zakresie public relations, organizowaniem dużych imprez plenerowych (w tym imprez masowych), pozyskiwaniem sponsorów oraz współpracującej z telewizją. Wskazane jest także doświadczenie Organizatora w promowaniu działalności związanej z medycyną lub zdrowiem.
II.
Impreza zostałaby zorganizowana pod patronatem i z udziałem ekspertów PTK i byłaby wspierana przez władze miasta Łodzi i województwa łódzkiego.
Impreza nie jest obliczona na zysk. Jej celem jest szeroki oddźwięk medialny i społeczny prowadzący do przekazania społeczeństwu określonych treści z zakresu zdrowego stylu życia. Akcja będzie skierowana do wszystkich grup wiekowych.
Zarząd PTK powoła Komitet Organizacyjny do bezpośredniej współpracy z Organizatorem.
PTK oczekuje, że Organizator pozyska fundusze sponsorskie pokrywające koszty Imprezy oraz w całości lub w istotnej części honorarium Organizatora.
Proponowana lokalizacja Imprezy:
opcja 1. Łódź, Park Zdrowie lub
opcja 2. Łódź, Ulica Piotrkowska lub
opcja 3. Łódź, Centrum handlu, usług, kultury i rekreacji Manufaktura.
Czas trwania Imprezy – minimalnie 8 godzin.
Do obowiązków Organizatora należałoby między innymi zorganizowanie następujących elementów zasadniczych Imprezy:
- Profesjonalnej aparatury nagłośnieniowej i oświetleniowej zgodnej z wymogami występujących Artystów.
- Sceny (podesty) do namiotu o wym. 10m x 10m x 1m wys.
- 2 namiotów o wym. 20m x 30m i 20m x 40m - namioty muszą spełniać następujące wymogi:
- ściany boczne namiotów muszą mieć wysokość minimum 4.0 m, muszą być wykonane z płyt warstwowych;
- namioty muszą być wyposażone w sztywne pokrycia dachowe nie dające efektu „łopotania” (w przypadku wiatru pokrycie namiotu nie może uderzać w konstrukcję namiotu, liny naciągowe itp.);
- konstrukcje namiotów nie mogą być mocowane do istniejącego podłoża z uwagi na urządzenia oraz sieci podziemne;
- podłogi muszą być stabilne, drewniane, wypoziomowane, o nośności min. 400 KG/m2;
- pokrycia dachów od strony wewnętrznej i zewnętrznej – kolor biały;
- namioty muszą posiadać własne oświetlenie techniczne;
- jeden z namiotów musi być wyposażony w ściany działowe zgodnie z zapotrzebowanie na miejsca sponsorskie, jak również miejsca na wykonywanie badań okolicznościowych dla publiczności: pomiaru ciśnienia; poziomu cholesterolu całkowitego; wskaźnika masy ciała i obwodu talii; badania EKG, pulsoksymetrii, monitorowania rytmu; obliczania wskaźnika ryzyka chorób układu krążenia (tzw. SCORE); dystrybucji materiałów edukacyjnych i drobnych podarunków dla dzieci i młodzieży; konsultacji kardiologicznych
- Programu edukacyjno-rozrywkowego, realizowanego na scenie i obejmującego:
- prowadzenie przez konferansjera;
- występy artystów (piosenki z sercem w tytule, kabaret, taniec);
- wywiady i prezentacje z udziałem ekspertów i osób publicznych (aktorzy, znani sportowcy, lekarze, politycy) dotyczące: pomiaru i znaczenia właściwej kontroli ciśnienia tętniczego; problemu nadwagi i otyłości (z mini pokazem mody); zdrowej diety (z pokazami kulinarnymi, konkursem typowych diet narodowych ocenianych pod względem smaku, popularności i zdrowia); szkodliwości palenia tytoniu i metod odzwyczajania się od nałogu; korzyści aktywności fizycznej; kontroli gospodarki lipidowej (cholesterol itd.);
- ogłaszanie i rozstrzyganie konkursów dla publiczności.
- przygotowanie i koordynacja rekreacyjnej aktywności sportowej o charakterze masowym z zaproszeniem do udziału mieszkańców województwa łódzkiego – preferowany profil związany z jazdą rowerem lub grą w piłkę siatkową;
- pokaz akcji zespołu Karetki Reanimacyjnej Pogotowia Ratunkowego;
- organizację zabaw, gier i konkursów dla dzieci, młodzieży i dorosłych; preferowane wykorzystanie przestrzennej konstrukcji o symbolice związanej z promocją zdrowia i układem sercowo-naczyniowym.
Inne obowiązki Organizatora związane z Imprezą
- Logistyka i PR:
- uzyskanie formalnych zezwoleń i zabezpieczenie Imprezy, w tym odpowiednie ubezpieczenia oraz procedury wymagane masowym charakterem wydarzenia;
- ścisła współpraca z Komitetem Organizacyjnym w zakresie promocji Imprezy, koordynacji druku, dystrybucji materiałów edukacyjnych oraz współpracy z mediami;
- szczegółowa koordynacja warunków produkcji telewizyjnej obejmującej transmisję i/lub relację z Imprezy, w tym uzgodnienia z telewizją dopuszczalnego zakresu eksponowania reklamowanych treści i logo sponsorów;
- zabezpieczenie wersji awaryjnej Imprezy na wypadek złych warunków atmosferycznych;
- Komitet Organizacyjny będzie zawierać umowy sponsoringu ze Sponsorami pozyskanymi przez Organizatora.
- środki finansowe pozyskiwane przez Organizatora oraz PTK na przeprowadzenie Imprezy będą gromadzone na utworzonym w tym celu przez PTK subkoncie.
- scenariusz Imprezy może być zmodyfikowany za zgodą obu stron w sytuacji uzyskania niewystarczających środków na jego pełną realizację;
- rozliczenie środków finansowych Imprezy zostanie dokonane przez profesjonalną księgową Organizatora i wymaga pisemnej akceptacji Głównej Księgowej PTK i Skarbnika PTK .
- wypłata honorarium Organizatorowi nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez Komitet Organizacyjny i służby księgowe PTK odpowiedzialne za gospodarkę finansową
III.
Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, z podaniem wstępnego scenariusza Imprezy, przewidywanego jej budżetu (formularz kosztorysu w załączeniu), informacji dotyczących przewidywanego udziału sponsorów i zakresu ich pomocy należy składać w terminie do 11 lutego 2015 roku na adres:
Oddział Łódzki Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, Katedra i Klinika Kardiologii Uniwersytetu Medycznego w Łodzi; 91-347 Łódź, ul. Kniaziewicza 1/5.
Oferta powinna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w dziedzinie public relations, doświadczeń w zakresie organizowania dużych imprez plenerowych, współpracy z telewizją, współpracy z potencjalnymi sponsorami oraz ewentualnych doświadczeń w zakresie promocji działalności związanej z medycyną lub zdrowiem.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
- firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej);
- koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania koncesji , zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym ofertą;
- dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
- w przypadku oferentów nie sporządzających bilansu – informacja o obrotach, zyskach oraz zobowiązaniach i należnościach ogółem za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności;
- w przypadku oferentów sporządzających bilans – bilans oraz rachunek zysków i strat za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności;
- zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
IV.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadniania swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66 – 71 kodeksu cywilnego.
Konsultantem Prawnym PTK jest Kancelaria Prawna :
Łozowska & Reczyńska-Ratajczak sp. K.
ul. Marokańska 4 L
03-977 Warszawa
fax: 0-22/ 672-01-04