Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologiczego "Kardiologia Prewencyjna 2016" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji.
Przedmiot Zapytania ofertowego
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2016 - wytyczne, wątpliwości, gorące tematy", która odbędzie sie w Krakowie w dniach 18-19 listopada 2016 r.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji
5. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych
7. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
8. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu.
9. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu klasy **** dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 40 osób
10. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną
11. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
12. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 30-40 osób)
13. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
14. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
15. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
16. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Konferencji
17. Opracowanie logo Konferencji
18. Pozyskanie potencjalnych sponsorów i partnerów Konferencji
Informacje ogólne
1. Konferencja odbędzie się w dn. 18-19 listopada 2016 r. w Krakowie.
2. Przewidywana liczba uczestników: 400-500 osób
3. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części, nieprzyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji.
4. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
5. Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
a. nazwę i adres oferenta,
b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty ,
c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
d. szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
e. wskazanie terminu obowiązywania oferty,
f. określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
g. oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w Zapytaniu Ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
h. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
i. oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:
- Cena
- Ryzyko finansowe dla Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK
- Doświadczenie, w tym w realizacji projektów we współpracy z Sekcją Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej: 29 I 2016 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 4 II 2016 r.
Podpisanie umowy: do 28 II 2016 r.
Oferty należy przesłać w terminie do dnia 29 I 2016 r. na adres:
Piotr Jankowski
I Klinika Kardiologii, Elektrokardiologii Interwencyjnej i Nadciśnienia Tętniczego
Instytut Kardiologii, Uniwerstet Jagielloński Collegium Medicum
Ul. M. Kopernika 17
31-501 Kraków
Informacje:
Piotr Jankowski
tel.: 501348296
Listel: piotrjankowski@interia.pl
Łączymy wyrazy szacunku
Komitet Organizacyjny Konferencji