Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych organizuje:

„XI Konferencję Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 27 marca 2021 r.

Miejsce konferencji: konferencja on-line

Przewidywana liczba uczestników: 300

Organizację konferencji Sekcja Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Zapewnienie obsługi technicznej konferencji – w szczególności platformy do przeprowadzenia konferencji on-line.
2. Zapewnienie studia konferencji, w którym wykładowcy będą mogli spotkać się i wygłosić wykłady (przy założeniu, że wszyscy będą po 2 dawkach szczepienia i że będzie zgoda służb sanitarnych na takie spotkanie)

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla wykładowców konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 20 osób)
4. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 26 marca 2021r. (jeśli służby sanitarne wyrażą zgodę na takie spotkanie)

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne)
4. Przygotowanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji (w formie on-line).
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej  z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa złożona z członków Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych.

Ocenie podlegać będą:

- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników

- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 15.02. 2021 r. do godziny 15.00 na adres:

Dr hab. n. med. Grażyna Brzezińska-Rajszys prof. nadzw. CZD
Instytut „Pomnik - Centrum Zdrowia Dziecka”
Klinika Kardiologii
Al. Dzieci Polskich 20
04-730 Warszawa
Z dopiskiem: XI Konferencja Wad Wrodzonych Serca Warszawa 27.03.2021

Harmonogram:
Termin składania ofert – do 15.02.2021 r.
Otwarcie Ofert: 16.02.2021r.
Ogłoszenie wyniku 18.02.2021 r.
Podpisanie umowy 22.02.2021 r.

Komitet Organizacyjny XI Konferencji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych – 27.03.2021r. Warszawa

Dr hab. n. med. Grażyna Brzezińska-Rajszys prof. nadzw. CZD
Przewodnicząca Zarządu Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych PTK

Kierownik Kardiologii i Pracowni Interwencji Sercowo-Naczyniowych
Instytut "Pomnik - Centrum Zdrowia Dziecka"

Dr hab. n. med. Magdalena Lipczyńska
Klinika Wad Wrodzonych Serca Narodowy Instytutu Kardiologii W Warszawie