20 II 2022
Zapytanie ofertowe
Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2022" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji. Wolą Sekcji jest powierzenie organizacji konferencji profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem w organizacji wydarzeń podobnego typu. Wolą Sekcji jest organizacja tradycyjnej (stacjonarnej) konferencji, ale warunki epidemiczne mogą spowodować konieczność organizacji konferencji w wersji zdalnej.
Ponadto wolą Sekcji jest zlecenie zaprojektowania i prowadzenia profesjonalnej i nowoczesnej strony internetowej Sekcji.
Przedmiot zapytania ofertowego
Zadanie I – organizacja konferencji
I
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2022 - nowości, wytyczne, wątpliwości" w wersji stacjonarnej, która odbędzie się w Krakowie w dn. 18-19 listopada 2022 r.
Przewidywana liczba uczestników: 600
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
- Wynajem przestrzeni i co najmniej czterech sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
- Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencja
- Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
- Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców Konferencji
- Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych
- Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
- Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu
- Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 70 osób
- Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
- Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 60-70 osób)
- Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
- Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
- Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
- Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji
- Organizacja wydawania materiałów konferencyjnych uczestnikom
- Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji
- Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję
- W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja tematów poruszanych w czasie Konferencji
II
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2022 - nowości, wytyczne, wątpliwości" w wersji zdalnej, która odbędzie się w dn. 18-19 listopada 2022 r.
Przewidywana liczba uczestników: 3 000
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
- Przygotowanie co najmniej trzech kanałów transmisji sesji (wykładów, debat) bez obecności na miejscu wykładowców, z transmisją wszystkich wykładów (dyskusji) spoza studia
- Przygotowanie jednego studia dla organizatorów z transmisją sesji w internecie
- Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym
Nagranie wybranych sesji z możliwością ich emisji w późniejszym terminie
5. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Konferencji z możliwością komentowania i zdawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym - Umożliwienie uczestnikom Konferencji zdalnego udzielania odpowiedzi (głosowania) na pytania zadawane w trakcie wykładów
- Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanałach, w których będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami Konferencji.
- Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostępu do zawartości Konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
- Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom Konferencji
- Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie Konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu.
- Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
- Zapewnienie informacji oraz korespondencji z wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
- Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
- Przygotowanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji
- Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji
- Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję
- W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja tematów poruszanych w czasie Konferencji
III
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2022 - nowości, wytyczne, wątpliwości" w wersji mieszanej (wykładowcy wykładają z centrum konferencyjnego, uczestnicy mogą uczestniczyć w konferencji w centrum handlowym lub zdalnie), która odbędzie się w dn. 18-19 listopada 2022 r.
Przewidywana liczba uczestników: 3 000
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
- Przygotowanie co najmniej trzech sal wykładowych pełniących jednocześnie rolę studiów z możliwością transmisji sesji w internecie
- Aranżacja obiektu dla potrzeb Konferencji
- Przygotowanie co najmniej trzech kanałów transmisji sesji (wykładów, debat)
- Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym
- Nagranie wybranych sesji z możliwością ich emisji w późniejszym terminie
- Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników Konferencji z możliwością komentowania i zdawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywisty
- Umożliwienie uczestnikom Konferencji zdalnego udzielania odpowiedzi (głosowania) na pytania zadawane w trakcie wykładów
- Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
- Zapewnienie obsługi cateringowej dla wykładowców Konferencji
- Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanałach, w których będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami Konferencji.
- Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostępu do zawartości Konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
- Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi
- Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom Konferencji
- Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu
- Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji
- Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 70 osób
- Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych
- Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 60-70 osób)
- Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe
- Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
- Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencj
- Organizacja wydawania materiałów konferencyjnych uczestnikom
- Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji
- Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję
- W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja tematów poruszanych w czasie Konferencji
Zadanie II – organizacja konferencji
Zaprojektowanie i prowadzenie strony internetowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego pod adresem: www.prewencja.ptkardio.pl
Do głównych zadań firmy należeć będzie:
- Zaprojektowanie nowoczesnej i profesjonalnej strony internetowej, która będzie współpracować z wszystkimi systemami (np. Windows, iOS) działającymi na urządzeniach stacjonarnych, jak i przenośnych.
- Prowadzenie strony internetowej, w tym usuwanie wszelkich błędów oraz uaktualnianie treści strony internetowej zgodnie z sugestiami osób upoważnionych przez Sekcję
Informacje ogólne
- Konferencja odbędzie się w Krakowie w dniach 18-19 listopada 2022 r.
- Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części (w tym na realizację tylko jednego zadania), nieprzyjęcia oferty bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji, a także prowadzenia negocjacji.
- Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
- Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK, ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
- Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
a. nazwę i adres oferenta,
b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty ,
c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
d. szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
e. wskazanie terminu obowiązywania oferty,
f. określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
g. oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w konkursie ofert i niezgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz ze złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
h. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
i. oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany w wyznaczonym terminie do uzupełnienia oferty o brakujące dane.
Termin składania ofert w formie pisemnej: 22 III 2022 r.
Ofertę, podpisaną przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy przesłać na adres:
Piotr Jankowski
Klinika Chorób Wewnętrznych i Gerontokardiologii
ul. Czerniakowska 231
00-416 Warszawa