Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, organizuje:

„85 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego / XIV Konferencję „Kardiologii Polskiej” .

Termin konferencji: 22-23 kwietnia 2022 r.

Miejsce konferencji: Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu

Przewidywana liczba uczestników: 600

Organizację konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Intencją Komitetu Organizacyjnego Konferencji i Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego jest organizacja konferencji w formule tradycyjnej stacjonarnej „on-site” (wykładowcy i uczestnicy konferencji na miejscu w Teatrze, z jednoczesną transmisją na żywo dla zarejestrowanych uczestników w dedykowanej stronie internetowej), ale sytuacja epidemiologiczna może spowodować konieczność organizacji konferencji w „on-line” (wykładowcy na miejscu w studio w Opolu, uczestnicy wyłącznie zdalnie)

I
Organizacja konferencji w formule „on-site” (wykładowcy i uczestnicy konferencji na miejscu w Teatrze, z jednoczesną transmisją na żywo dla zarejestrowanych uczestników w dedykowanej stronie internetowej)

Do głównych zadań należeć będzie:

We współpracy z Teatrem:
(w zakresie zadań, które w toku będzie realizował Teatru, do zadań oferenta należy sprawdzenie poprawności realizacji tych zadań i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z Teatrem odpowiednich działań naprawczych i/lub uzupełniających)

1. Aranżacja obiektu oraz sal wykładowych i warsztatowych dla potrzeb konferencji.
2. Zapewnienie wyposażenia oraz obsługi technicznej sal wykładowych, warsztatowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
3. Zapewnienie przed salami wykładowymi monitorów z programami danej sesji.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców konferencji (serwis kawowy oraz lunchowy dla uczestników konferencji w dniach 22 i 23 kwietnia)
5. Przygotowanie i obsługa VIP room’u w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i podmiotów produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
7. Przygotowanie wszystkich niezbędnych elementów do transmisji sesji w sieci internet.
8. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
9. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich edycji i emisji po konferencji.
10. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do transmisji na żywo konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.

Oraz:

11. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
12. Współpraca z PTK i CasusBTL w celu umożliwienia przesyłania drogą elektroniczną wykładów przez wykładowców w ramach istniejącego rozwiązania w systemie PTK Członkowie
13. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
14. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników w miejscu odbywania się konferencji i innych, pobliskich obiektach.
15. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowców i zaproszonych gości konferencji (około 100 osób) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
16. Kolacja dla wykładowców i zaproszonych gości przyjeżdzających w czwartek 21.04.2022 – bufet 20:00 do 24:00
17. Kolacja dla wykładowców i zaproszonych gości w dniu 22.04.2022.
18. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
19. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w styczniu 2022).
20. Dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.
21. Szeroka promocja konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
22. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji. 
23. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji, w tym również certyfikatów za udział w warsztatach towarzyszących.
24. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
25. Ubezpieczenie konferencji.
26. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne.
27. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
28. Promocja czasopisma „Kardiologia Polska”.

II – w przypadku obostrzeń uniemożliwiających realizację konferencji w formule „on-site”

Organizacja konferencji w formule „on-line” (wykładowcy na miejscu w Opolu, uczestnicy wyłącznie zdalnie, z jednoczesną transmisją na żywo dla zarejestrowanych uczestników na dedykowanej stronie internetowej)

Do głównych zadań należeć będzie:

1. Przygotowanie 3 pomieszczeń typu studio z możliwością transmisji sesji na żywo na dedykowanej stronie internetowej dla zarejestrowanych uczestników konferencji.
2. Aranżacja wybranego obiektu dla potrzeb konferencji online.
3. Przygotowanie kanałów transmisji sesji.
4. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
5. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich emisji po konferencji.
6. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
7. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym w formie moderowanego czatu.
8. Współpraca z PTK i CasusBTL w celu umożliwienia przesyłania drogą elektroniczną wykładów przez wykładowców w ramach istniejącego rozwiązania w systemie PTK Członkowie
9. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
10. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom.
11. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji. 
12. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji oraz w kanale, w którym będą transmitowane sesje.
13. Zapewnienie obsługi cateringowej dla wykładowców konferencji.
14. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla zaproszonych gości i wykładowców konferencji (około 100 osób) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
15. Kolacja dla wykładowców i zaproszonych gości przyjeżdzających w czwartek 21.04.2022 – bufet 20:00 do 24:00.
16. Kolacja dla wykładowców i zaproszonych gości w dniu 22.04.2022.
17. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
18. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w styczniu 2022).
19. Szeroka promocja konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
20. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
21. Ubezpieczenie konferencji.
22. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne.
23. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
24. Promocja czasopisma „Kardiologia Polska”.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 7 marca 2022 r. na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK

Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa

z dopiskiem: „85 Wiosenna Konferencja PTK / XIV Konferencja „Kardiologii Polskiej”

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy:

marek.gierlotka@gmail.com

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań
w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej
z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Komitet Organizacyjny

85 Wiosennej Konferencji PTK / XIV Konferencji „Kardiologii Polskiej”