I.
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne zamierza zorganizować:

Konferencję: IV Forum Serce Pacjenta Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („Konferencja") Termin Konferencji: 24.09.2022
Miejsce Konferencji: Katowice
Przewidywana liczba uczestników Konferencji: 500 osób

Oraz

3 spotkania z pacjentami przed Kongresem PTK (miasta: Poznań, Wrocław, Warszawa) – spotkania na kształt „białej soboty”, których obsługa PR obejmowałaby również zadanie firmy

Oraz

5 dni webinarów przed Kongresem PTK – formuła online – obsługa PR webinarów

II.
Obsługę PR Konferencji IV Forum Serce Pacjenta pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem. Do głównych zadań wybranego do obsługi PR Konferencji podmiotu należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Press room IV Forum Serce Pacjenta - kompleksowa obsługa PR i bieżąca współpraca z mediami w obszarze IV Forum Serce Pacjenta
2. List przewodni o idei IV Forum - do wykorzystania w modyfikowalnych wariantach w komunikacji z ekspertami, partnerami, pacjentami
3. Pozyskanie patronatów medialnych, w tym wysyłka zaproszeń do udzielenia patronatów medialnych i ustalenie świadczeń barterowych z redakcjami
4. Social media: kanał Facebookowy, Twitter i LinkedIn IV Forum Serce Pacjenta
5. Sonda wśród Pacjentów: „Opieka kardiologiczna – czego oczekują pacjenci?” - przygotowanie merytoryczne
6. Materiał prasowy z komentarzami Komitetu Organizacyjnego i Ekspertów Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego zapowiadający wydarzenie
7. Komentarze prasowe ekspertów w poszczególnych dziedzinach - 4-6 materiałów prasowych nawiązujących do nagrań video (webinariów); autoryzacja z ekspertami, dystrybucja medialna, follow-up.
8. Forum Cardiologicum 2022 - panel inauguracyjny IV Forum Serce Pacjenta (kontent do webinarium rozpoczynającego IV Forum) z Udziałem Organizatorów, Ekspertów i przedstawicieli Organizacji Pacjentów - program, kontakt z Prelegentami oraz relacja prasowa (bez organizacji technicznej)
9. Let's meet! Organizacje na Forum! – nawiązanie współpracy z Organizacjami Pacjentów z obszaru kardiologii i pomoc w zakresie promocji w/w Organizacji w trakcie trwania IV Forum.
10. Przygotowanie materiałów do pobrania - promocja w SoMe - posty do social mediów szeroko promujące broszury, strony www, infografiki etc.
11. Monitoring medialny IV Forum Serce Pacjenta w pełnym zakresie i raport z działań oraz efektów PR.
12. Organizacja i przygotowanie merytoryczne konferencji prasowej poświęconej tematowi IV Forum Serce Pacjenta

III.
Informacje ogólne:

1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Umowę z wybranym do obsługi PR Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

IV.
Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:

1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
4. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
5. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
6. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
7. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
8. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
9. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
10. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
11. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
12. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
13. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
14. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
15. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.

V.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa. Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji. PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

VI.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 20.04.2022 z dopiskiem: IV Forum Serce Pacjenta na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Zarząd Główny
ul. Stawki 3 A lok. 1-2
00-193 Warszawa

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy:
e-mail: ewa.straburzynska-migaj@skpp.edu.pl oraz marta.kaluzna@wp.pl