Zapytanie ofertowe na obsługę konferencji:

XI Ogólnopolska Konferencja Sekcji Wad Zastawkowych Serca PTK i II Warszawskie Zimowe Warsztaty Niewydolności Serca i Wad Zastawkowych w dn. 13-14.01.2023 r.

I.
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne oraz Fundacja Instytutu Kardiologii zamierza zorganizować:

Konferencję:
XI Ogólnopolską Konferencję Sekcji Wad Zastawkowych Serca PTK i II Warszawskie Zimowe Warsztaty Niewydolności Serca i Wad Zastawkowych

Termin Konferencji: 13-14.01.2023 r.
Miejsce Konferencji: Centrum Nauki Kopernik w Warszawie
Przewidywana liczba uczestników Konferencji: 300 osób

II.
Obsługę Konferencji XI Ogólnopolska Konferencja Sekcji Wad Zastawkowych Serca PTK i II Warszawskie Zimowe Warsztaty Niewydolności Serca i Wad Zastawkowych ma zamiar powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Intencją Komitetu Organizacyjnego Konferencji, Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego oraz Fundacji Instytutu Kardiologii jest organizacja konferencji w formule tradycyjnej stacjonarnej „on-site” (wykładowcy i uczestnicy konferencji na miejscu w Centrum Nauki Kopernik, z jednoczesną transmisją na żywo dla zarejestrowanych uczestników w dedykowanej stronie internetowej), ale sytuacja epidemiologiczna może spowodować konieczność organizacji konferencji w formule „on-line” (wykładowcy na miejscu w studio w Warszawie lub „on-line”, uczestnicy wyłącznie zdalnie).

I
Organizacja konferencji w formule „on-site” (wykładowcy i uczestnicy konferencji na miejscu w Centrum Nauki Kopernik, z jednoczesną transmisją na żywo dla zarejestrowanych uczestników w dedykowanej stronie internetowej).

Do głównych zadań należeć będzie:

We współpracy z Centrum Nauki Kopernik:
(w zakresie zadań, które w toku będzie realizowało Centrum Nauki Kopernik, do zadań oferenta należy sprawdzenie poprawności realizacji tych zadań i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z Centrum odpowiednich działań naprawczych i/lub uzupełniających)

1. Aranżacja foyer, dwóch sal wykładowych, jednej sali warsztatowej z możliwością podziału na dwie, VIP room’u oraz slajd room’u na potrzeby konferencji.
2. Zapewnienie wyposażenia oraz obsługi technicznej dwóch sal wykładowych, jednej sali warsztatowej z możliwością podziału na dwie oraz slajd room’u.
3. Zapewnienie przed salami wykładowymi monitorów z programem danej sesji.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców konferencji (serwis kawowy oraz lunchowy dla uczestników konferencji w dniu 13-14.01.2023 r.).
5. Przygotowanie i obsługa VIP room w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
6. Pomoc w pozyskaniu finansowania konferencji przez firmy farmaceutyczne oraz podmioty produkujące sprzęt medyczny, a także korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
7. Przygotowanie wszystkich niezbędnych elementów do transmisji sesji w sieci internet.
8. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
9. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich edycji i emisji po konferencji.
10. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do transmisji na żywo konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.

oraz:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji oraz obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
2. Współpraca z PTK i CasusBTL w celu umożliwienia przesyłania drogą elektroniczną wykładów przez wykładowców w ramach istniejącego rozwiązania w systemie PTK Członkowie.
3. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla wykładowców w pobliskich obiektach.
4. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowców i zaproszonych gości konferencji (około 30 osób) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
5. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
6. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w maju 2022 r.).
7. Dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.
8. Szeroka promocja konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
9. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji. 
10. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
11. Złożenie wniosku o punkty edukacyjne NIL oraz certyfikacja w INFARMA.
12. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

II – w przypadku obostrzeń uniemożliwiających realizację konferencji w formule „on-site”

Organizacja konferencji w formule „on-line” (wykładowcy na miejscu w Warszawie lub „on-line”, uczestnicy wyłącznie zdalnie, z jednoczesną transmisją na żywo dla zarejestrowanych uczestników na dedykowanej stronie internetowej)

Do głównych zadań należeć będzie:

1. Przygotowanie 4 pomieszczeń typu studio z możliwością transmisji sesji na żywo na dedykowanej stronie internetowej dla zarejestrowanych uczestników konferencji.
2. Aranżacja wybranego obiektu na potrzeby konferencji online.
3. Przygotowanie kanałów transmisji sesji.
4. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
5. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich emisji po konferencji.
6. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
7. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym w formie moderowanego czatu.
8. Współpraca z PTK i CasusBTL w celu umożliwienia przesyłania drogą elektroniczną wykładów przez wykładowców w ramach istniejącego rozwiązania w systemie PTK Członkowie.
9. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
10. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji.
11. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji. 
12. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji oraz w kanale, w którym będą transmitowane sesje.
13. Zapewnienie obsługi cateringowej dla wykładowców konferencji.
14. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla zaproszonych gości i wykładowców konferencji (około 30 osób) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
15. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
16. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w maju 2022).
17. Szeroka promocja konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
18. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
19. Złożenie wniosku o punkty edukacyjne NIL oraz certyfikacja w INFARMA.
20. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 25 maja 2022 r. na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK

Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa

z dopiskiem: „XI Ogólnopolska Konferencja Sekcji Wad Zastawkowych Serca PTK i II Warszawskie Zimowe Warsztaty Niewydolności Serca i Wad Zastawkowych”

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy:

patryk.stoklosa@wp.pl

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.