Zaproszenie do składania ofert
na organizację
XXIX Konferencji Szkoleniowej Asocjacji Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego KASPROWISKO 2023
Szanowni Państwo,
I.
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne – Asocjacja Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („AENiT PTK”) zamierza zorganizować:
XXVIII Konferencję Szkoleniową Asocjacji Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego KASPROWISKO 2023 („Konferencja”)
Termin Konferencji: 29 marca - 1 kwietnia 2023
Miejsce Konferencji: Zakopane, Hotel Mercure Kasprowy Zakopane, zakopane ul. Szymaszkowa 1
Przewidywana liczba uczestników Konferencji: ok. 900
II.
Organizację Konferencji AENiT PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie zajmującej się organizacją konferencji i szkoleń. Do głównych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:
Zadanie 1:
- Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad Konferencji i wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych.
- Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji.
- Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputerów prezenterów bezpośrednio na mównicach.
- Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji.
- Pozyskanie, a następnie podjęcie pełnej współpracy ze Sponsorami konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi - w tym podpisanie odpowiednich umów, ich egzekwowanie, rozliczenie.
- Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
- Wykonanie projektu, zakup i spakowanie toreb z materiałami konferencyjnymi.
- Przygotowanie identyfikatorów dla zaproszonych Gości, wykładowców i uczestników konferencji.
- Profesjonalna dokumentacja fotograficzna i filmowa całej Konferencji z uzyskaniem zgód na korzystanie z wizerunków i przeniesieniem autorskich praw majątkowych praw do zdjęć i nagrań na rzecz PTK.
- Realizacja transmisji streamowej z największej sali wykładowej i zmieszczenie jej na stronie internetowej Konferencji.
Zadanie 2:
- Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych i certyfikatów uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.
- Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
- Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Konferencji, z możliwością noclegu dla uczestników w miejscu Konferencji lub bliskiej lokalizacji oraz rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji (ok. 80 osób).
- Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla ewentualnych gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
- Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców.
- Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji w dniu 30 marca 2023
- Zabezpieczenie dobrej współpracy i właściwego wykonania usługi przez Hotel Mercure Kasprowy Zakopane.
Zadanie 3:
- Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac wykładów i oryginalnych.
- Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji, stworzenie i prowadzenie profilu Konferencji na stronie www.facebook.pl oraz w innych mediach społecznościowych.
- Szeroka informacja o Konferencji (media, media społecznościowe strona internetowa, czasopisma medyczne).
- Przygotowanie, zaprojektowanie, złożenie i wydruk w formacie książkowym Programu Konferencji zawierającej także treść abstraktów prac oryginalnych zgłoszonych przez uczestników.
- Opracowanie logo Konferencji.
- Ubezpieczenie Konferencji.
- Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatu Polmed i MedTech dla Konferencji.
- Przygotowanie niezbędnych projektów umów i dokumentów formalnoprawnych i współpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK.
- Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
- Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
III.
Informacje ogólne:
- Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
- Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
- Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
IV.
Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:
- Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
- Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
- Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
- Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
- Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
- Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
- Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
- Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
- Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
- Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
- Określenie sposobu rozliczenia między wykonawcą zlecenia a PTK wraz ze wstępnym kosztorysem.
- Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
- Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
- AENiT PTK zastrzega sobie prawo do zmiany sposobu realizacji Konferencji na on-line zależnie od sytuacji epidemiologicznej i obostrzeń obowiązujących w marcu 2023 roku. Ostateczną decyzję co do przebiegu Konferencji AENiT PTK wraz z wybranym w niniejszym postępowaniu Oferentem podejmie najpóźniej do dnia 1 lutego 2023 roku, a uzgodnione warunki współpracy zostaną potwierdzone odpowiednim Aneksem do Umowy.
V.
Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członków Komitetu Organizacyjnego Konferencji lub Zarządu SENiT PTK.
Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty,
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: do 30.06.2022
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 05.07.2022
Planowane podpisanie umowy: 31.07.2022.
VI.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30.06.2022 z dopiskiem "Kasprowisko 2023" na adres:
dr n. med. Bartosz Szafran
Poprzedni Przewodniczący Asocjacji Elektrokardiologii Nieinwzyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Centrum Kardiologiczne Pro Corde
50-315 Wrocław, ul. Nowowiejska 64-66/1a
oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: bartoszszafran73@gmail.com
VII. Dane osobowe
- Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) „RODO” PTK informuje, że:
- Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferentów - jest PTK.
- Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania. - Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) RODO, tzn. działania zmierzające do podpisania umowy oraz prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości kontaktu z oferentami..
- Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
- Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
- Dane osobowe nie mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
- Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń; - Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
- PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
- W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej – przesyłając ofertę w odpowiedzi na powyższe zaproszenie oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych przez PTK opisane w punkcie powyżej.
- Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazane w punkcie VII wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.