Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, organizuje:

86 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego/XV Konferencję „Kardiologii Polskiej”

Termin konferencji: 17-18 marca 2023 r.
Miejsce konferencji: Teatr im. Jana Kochanowskiego w Opolu
Przewidywana liczba uczestników: 600

Organizację konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Konferencja w formule tradycyjnej stacjonarnej „on-site” (wykładowcy i uczestnicy konferencji na miejscu w Teatrze). Dodatkowo jednoczesna transmisja na żywo ze wszystkich 4 sal dla zarejestrowanych uczestników na dedykowanej stronie internetowej.

Do głównych zadań należeć będzie:

We współpracy z Teatrem:
(w zakresie zadań, które w toku będzie realizował Teatru, do zadań oferenta należy sprawdzenie poprawności realizacji tych zadań i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z Teatrem odpowiednich działań naprawczych i/lub uzupełniających)

1. Aranżacja obiektu oraz sal wykładowych i warsztatowych dla potrzeb konferencji.
2. Zapewnienie wyposażenia oraz obsługi technicznej sal wykładowych, warsztatowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
3. Zapewnienie przed salami wykładowymi monitorów z programami danej sesji.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców konferencji (serwis kawowy oraz lunchowy dla uczestników konferencji w dniach 17 i 18 marca 2023)
5. Przygotowanie i obsługa VIP room’u w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i podmiotów produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
7. Przygotowanie wszystkich niezbędnych elementów do transmisji sesji w sieci internet.
8. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym.
9. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich edycji i emisji po konferencji.
10. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do transmisji na żywo konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.

Oraz:

11. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
12. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną wykładów przez wykładowców przed konferencją.
13. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
14. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników w miejscu odbywania się konferencji i innych, pobliskich obiektach.
15. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowców i zaproszonych gości konferencji (około 150 osób) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
16. Zapewnienie transportu dla wykładowców na trasie hotel-teatr oraz transportu tam i z powrotem z teatru i hotelu na kolację w dniu 17.03.2023r.
17. Kolacja dla wykładowców i zaproszonych gości przyjeżdzających w czwartek 16.03.2023 – bufet 20:00 do 24:00
18. Kolacja dla uczestników konferencji w formule „Get Together” w dniu 17.03.2023.
19. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
20. Opracowanie oprawy graficznej konferencji (w ciągu 2 tygodni od rozstrzygnięcia postępowania ofertowego) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
21. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie najpóźniej w ciągu 2 tygodni od rozstrzygnięcia postępowania ofertowego).
22. Dokumentacja fotograficzna i filmowa wydarzenia wraz z wywiadami zaproszonych wykładowców w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym.
23. Szeroka promocja konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
24. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji oraz zakup toreb konferencyjnych wraz z ich spakowaniem.
25. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji, w tym również certyfikatów za udział w warsztatach towarzyszących.
26. Ubezpieczenie konferencji.
27. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne.
28. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
29. Promocja czasopisma „Kardiologia Polska” we współpracy w Wydawcą czasopisma.
    
    

Oferty wraz z Kosztorysem wg wzoru stanowiącym Załącznik nr 1 w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 7 listopada 2022 r. na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK
ul. Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa

z dopiskiem: „86 Wiosenna Konferencja PTK/XV Konferencja „Kardiologii Polskiej” 

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na oba adres mailowy: marek.gierlotka@usk.opole.pl

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert i Kosztorysu dokona Komisja Konkursowa.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Komitet Organizacyjny
86 Wiosennej Konferencji PTK / XV Konferencji „Kardiologii Polskiej”

Dane osobowe:

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:

I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej - jest PTK oraz danych kontaktowych oferentów.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt a), b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe nie mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4)  usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych przez PTK i wyraża zgodę na ich przetwarzanie. Wzór zgody takiego oferenta na przetwarzanie danych osobowych, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do składania oferty a podpisana zgoda według wskazanego wzoru winna zostać dołączona do niniejszego zaproszenia. Brak złożenia zgody przez takiego oferenta niemożliwi wzięcie pod uwagę takiej oferty w toku niniejszego postępowania i będzie skutkować jej pominięciem.

3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazanych w niniejszym punkcie VII wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.

Załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert

ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Ja niżej podpisany wyrażam, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) wyraźną i dobrowolną zgodę na przetwarzanie i zbieranie podanych moich danych osobowych w niezbędnym zakresie przez Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie przy ulicy Stawki 3a lok. 1/2, 00-193 Warszawa („PTK”), w celu przeprowadzenia postępowania konkursowego na wybór firmy, która zorganizuje 84 Wiosenną Konferencję PTK/ XIII Konferencję „Kardiologii Polskiej”

Jednocześnie oświadczam, że zostałem poinformowany zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO, iż przysługuje mi możliwość wycofania zgody w każdym czasie. Zapytanie o zgodę zostało mi przedstawione w wyraźnej i zrozumiałej formie oraz poinformowano mnie o warunku możliwości jej rozliczalności. Zostałem również poinformowany o tym, że dane zbierane są przez PTK, o celu ich zbierania, podstawie przetwarzania, charakterze wymogu przetwarzania i konsekwencji ich nie podania, okresie przetwarzania, dobrowolności podania, prawie wglądu i możliwości ich poprawiania oraz że dane te będą udostępniane jedynie innym podmiotom świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług (np. podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe). Ponadto, poinformowano mnie, że w razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, jestem uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru, którym z dniem 25 maja 2018 roku jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

.............................................................

(data i czytelny podpis)