Sekcja Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:

„XIII Ogólnopolską Konferencję Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 26-28 X 2023

Miejsce konferencji: Zabrze

Przewidywana liczba uczestników: ok. 250-300 osób.

Organizację konferencji Sekcji Krążenia Płucnego, PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z
dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych.

2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.

3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.

4. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.

5. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.

2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.

3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu/hoteli dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.

2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).

3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).

4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.

5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 21 dni od podpisania umowy).

6. Ubezpieczenie konferencji.

7. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w języku polskim, w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 24.03.2023 na adres:

dr n. med Ilona Skoczylas

III Katedra i Klinika Kardiologii

Śląski Uniwersytet Medyczny

Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu

ul. Marii Curie- Skłodowskiej 9, 41-800 Zabrze

z dopiskiem: „XIII Konferencja Sekcji Krążenia Płucnego PTK”

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres: m.gasior@op.pl, iskoczylas@tlen.pl, mroczeke@wp.pl, elew@gumed.edu.pl

Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).

2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.

3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.

5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.

6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.

7. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.

8. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.

9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego i Zarządu Sekcji Krążenia Płucnego.

Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:

- I etap złożenie oferty;

- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.

PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 24.03.2023

Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 31 marzec 2023

Planowane podpisanie umowy: 14 kwiecień 2023


prof. dr hab. n. med. Mariusz Gąsior

dr n.med Ilona Skoczylas

w imieniu Komitetu Organizacyjnego

XIII Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Krążenia Płucnego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.

Łączymy wyrazy szacunku,

Komitet Organizacyjny Konferencji