Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne – Asocjacja Echokardiografii organizuje:

„XXV Ogólnopolską Konferencję Asocjacji Echokardiografii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego PolEcho 2024”.

Termin konferencji: 10-11 maja 2024 r.

Miejsce konferencji: EXPO Kraków, ul. Galicyjska 9, 31-586 Kraków, email: k.marciszyn@targi.krakow.pl

Przewidywana liczba uczestników stacjonarnie (on-site): ok. 900-1000  z równoczesnym nagrywaniem wykładów i transmisją on-line głównej sali

Organizację konferencji Asocjacja Echokardiografii PTK pragnie powierzyć firmie z dużym doświadczeniem w zakresie organizacji konferencji kardiologicznych.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych.
2. Współpraca z administratorem obiektu EXPO (dokonano wstępnej rezerwacji), w aranżacji 2 sal wykładowych dla potrzeb konferencji dla ok. 800 i 400 osób, 2 sal warsztatowych dla maks. 40 os, zorganizowanie pokoju dla wykładowców oraz przestrzeni na sesję prac w zależności od formy ich projekcji (e-poster lub wyświetlana automatyczna prezentacja przypadków w formacie PowerPoint). Przewidywana liczba prac – 40.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych (w tym transmisja wybranych sesji z głównej sali wykładowej) oraz całego obiektu, w tym pokoju wykładowców i zaproszonych Gości wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości używania myszki sterującej prezentacją i kursorem na mównicy oraz opcjonalnego podłączania laptopa wykładowcy bezpośrednio na mównicy.
4. Zapewnienie transmisji wykładów.
5. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
6. Przygotowanie wystawy firm medycznych i korespondencja techniczna z firmami oraz zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
7. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.
8. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną oraz w trakcie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (ok. 90 osób).
4. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
5. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną.
6. Zapewnienie transportu wykładowców na trasie hotel – EXPO.
7. Zapewnienie autobusu kursującego na trasie EXPO – wybrane hotele w centrum Krakowa.
8. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 9 maja 2024.
9. Opcjonalne zorganizowanie spotkania „Get together” w dodatkowej lokalizacji (do ustalenia) w dniu 10 maja 2024.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac oryginalnych.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy) w wersji polskojęzycznej i angielskojęzycznej.
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 14 dni od podpisania umowy).
6. Ubezpieczenie konferencji.
7. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatów INFARMA i MedTech dla Konferencji.
8. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30 lipca 2023 r. na adres:

Biuro Zarządu Głównego PTK
ul. Stawki 3A lok 1-2
00-193 Warszawa
Z dopiskiem „XXV Konferencja AE PTK”

oraz równolegle w wersji elektronicznej na adres mailowy Przewodniczącego Asocjacji Echokardiografii (https://www.echo.ptkardio.pl/kontakt/)

Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
6. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
7. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
8. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego i Zarządu Asocjacji Echokardiografii.

Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:

- I etap złożenie oferty;

- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji;

PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 30 lipca 2023 r.

Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 10 sierpnia 2023 r. (Kraków)

Planowane podpisanie umowy: 5 września 2023 r.

Komitet Organizacyjny

XXV Ogólnopolskiej Konferencji Asocjacji Echokardiografii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.