Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, organizuje:
„87 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego / XVI Konferencję „Kardiologii Polskiej”.
Termin konferencji: 13-14 kwietnia 2024 r.
Miejsce konferencji: Opera i Filharmonia Podlaska w Białymstoku
Przewidywana liczba uczestników: 600
Organizację konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Konferencja w formule tradycyjnej stacjonarnej „on-site” (wykładowcy i uczestnicy konferencji na miejscu w Operze).
Do głównych zadań należeć będzie:
We współpracy z Operą:
(w zakresie zadań, które w toku będzie realizowała Opera, do zadań oferenta należy sprawdzenie poprawności realizacji tych zadań i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z Operą odpowiednich działań naprawczych i/lub uzupełniających)
1. Aranżacja obiektu oraz sal wykładowych i warsztatowych dla potrzeb konferencji.
2. Zapewnienie wyposażenia oraz obsługi technicznej sal wykładowych, warsztatowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
3. Zapewnienie przed salami wykładowymi monitorów z programami danej sesji.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców konferencji (serwis kawowy oraz lunchowy dla uczestników konferencji w dniach 13 i 14 kwietnia 2024).
5. Przygotowanie i obsługa VIP room’u w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i podmiotów produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
7. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich edycji i emisji po konferencji.
Oraz:
8. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
9. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
10. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników w miejscu odbywania się konferencji i innych, pobliskich obiektach.
11. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowców i zaproszonych gości konferencji (około 150 osób) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
12. Zapewnienie transportu dla wykładowców na trasie hotel-opera oraz transportu tam i z powrotem z opery i hotelu na kolację w dniu 13.04.2024 r.
13. Zapewnienie transportu i innych transferów dla wykładowców.
14. Kolacja dla wykładowców i zaproszonych gości przyjeżdzających w piątek 12.04.2024 – bufet 20:00 do 24:00.
15. Kolacja dla uczestników konferencji w formule „Get Together” w dniu 13.04.2024.
16. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
17. Opracowanie oprawy graficznej konferencji (w ciągu 2 tygodni od rozstrzygnięcia postępowania ofertowego) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
18. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie najpóźniej w ciągu 2 tygodni od rozstrzygnięcia postępowania ofertowego).
19. Dokumentacja fotograficzna i filmowa wydarzenia wraz z wywiadami zaproszonych wykładowców w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym.
20. Szeroka promocja konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
21. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji oraz zakup toreb konferencyjnych wraz z ich spakowaniem.
22. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji, w tym również certyfikatów za udział w warsztatach towarzyszących.
23. Ubezpieczenie konferencji.
24. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne.
25. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
26. Promocja czasopisma „Kardiologia Polska” we współpracy w Wydawcą czasopisma.
Oferty wraz z Kosztorysem wg wzoru stanowiącym Załącznik nr 1 w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 13 listopada 2023 r. na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK
ul. Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa
z dopiskiem: „87 Wiosenna Konferencja PTK / XVI Konferencja „Kardiologii Polskiej”
oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: agnieszka.tycinska@gmail.com
Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
Oceny ofert i Kosztorysu dokona Komisja Konkursowa.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Komitet Organizacyjny
87 Wiosennej Konferencji PTK / XVI Konferencji „Kardiologii Polskiej”
Dane osobowe:
Klauzula Informacyjna PTK
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:
I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferentów - jest PTK.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania, a po jego zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń, czyli zwyczajowo 5 lat.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), gdzie pkt b) jest rozumiany jako podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy; natomiast pkt f) jest rozumiany jako prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości utrzymania bieżącego kontaktu z osobami wskazanym przez Oferenta do kontaktu w związku z niniejszym postępowaniem.
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa lub podmiotu który Państwo reprezentujecie w niniejszym postepowaniu.
VI. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VII. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VIII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
IX. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
X. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
XI. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez PTK a opisane w powyższej Klauzuli informacyjnej.
3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych opisanych w powyższej Klauzuli Informacyjnej wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.