Asocjacja Wad Zastawkowych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:
„II Ogólnopolską Konferencję Asocjacji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego ”
Termin konferencji: 02.03.2024 roku
Miejsce konferencji: Kraków
Przewidywana liczba uczestników: 250-400 osób
Forma uczestnictwa: tryb stacjonarny, jedna sala
Organizację konferencji Asocjacja Wad Zastawkowych Serca PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nie objętym umową z właścicielem obiektu.
2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
3. Wykonanie projektu oraz zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.
4. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.
5. Pozyskanie, a następnie podjęcie pełnej współpracy ze Sponsorami konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi - w tym podpisanie odpowiednich umów, ich egzekwowanie, rozliczenie.
6. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.
Zadanie 2:
1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych i certyfikatów uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Wskazanie możliwości zakwaterowania dla uczestników konferencji.
4. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców.
Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
3. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
4. Ubezpieczenie konferencji.
5. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
6. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatu INFARMA, Polmed i MedTech dla Konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych projektów umów i dokumentów formalnoprawnych i współpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK.
8. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
9. Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym.
Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie 15.12.2023 r., z dopiskiem „II Ogólnopolska Konferencja Asocjacji Wad Zastawkowych Serca PTK” na adres:
Oddział Hepatologii Ogólnej ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków
oraz w wersji elektronicznej (.PDF) należy przesłać na poniższy adres mailowy:
lidia.tomkiewicz-pajak@uj.edu.pl, m.stapor@szpitaljp2.krakow.pl
Oferta winna zawierać ponadto informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatków, oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członków Zarządów Asocjacji w składzie:
1. Prof. dr hab. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk – Przewodnicząca Komisji
2. Prof. Monika Komar - Członek Komisji
3. Dr med. Maciej Stąpór - Członek Komisji
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 18 grudnia 2023
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 19 grudnia 2023
Planowane podpisanie umowy: 20 grudnia 2023
Komitet Organizacyjny II Konferencji Asocjacji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego 2024
Uwaga: Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
Dane osobowe:
Klauzula Informacyjna PTK
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:
I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferentów - jest PTK.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania, a po jego zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń, czyli zwyczajowo 5 lat.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), gdzie pkt b) jest rozumiany jako podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy; natomiast pkt f) jest rozumiany jako prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości utrzymania bieżącego kontaktu z osobami wskazanym przez Oferenta do kontaktu w związku z niniejszym postępowaniem.
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa lub podmiotu który Państwo reprezentujecie w niniejszym postępowaniu.
VI. Dane osobowe nie będąprzekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VII. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VIII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
IX. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone,PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
X. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
XI. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez PTK a opisane w powyższej Klauzuli informacyjnej.
3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych opisanych w powyższej Klauzuli Informacyjnej wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.