Szanowni Państwo,

I.

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne – Sekcja Rehabilitacji Kardiologicznej i Fizjologii Wysiłku Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (SRKiFW PTK) oraz Sekcja Kardiologii Sportowej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (SKS PTK), określani w dalszej części Zapytania jako “ORGANIZATORZY” zamierzają zorganizować:

Wspólną Konferencję Sekcji Rehabilitacji Kardiologicznej i Fizjologii Wysiłku PTK oraz Sekcji Kardiologii Sportowej PTK
Termin Konferencji: 17-19 października 2024
Miejsce Konferencji: Do decyzji oferenta zgodnie z poniższą specyfikacją
Przewidywana liczba uczestników Konferencji: ok. 400

II.

Organizację Konferencji ORGANIZATORZY pragną powierzyć profesjonalnej firmie zajmującej się organizacją konferencji i szkoleń. Do głównych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:

Zadanie 1:

1. Wynajem przestrzeni w wybranym hotelu lub centrum konferencyjnym na miejsce obrad Konferencji i wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych. Wymagania minimalne to trzy sale konferencyjne mogące łącznie w jednym czasie pomieścić 400 osób oraz przestrzeń na wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych o powierzchni co najmniej 250 metrów kwadratowych. Prosimy o zaproponowanie co najmniej trzech hoteli lub centrów konferencyjnych w Warszawie, Łodzi lub Poznaniu (propozycje mogą być zlokalizowane w jednym, dwóch lub trzech wymienionych miastach), lub też w bezpośredniej bliskości jednego z tych trzech miast.
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputerów prezenterów bezpośrednio na mównicach.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji.
5. Pozyskanie, a następnie podjęcie pełnej współpracy ze Sponsorami konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi - w tym podpisanie odpowiednich umów, ich egzekwowanie, rozliczenie.
6. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
7. Wykonanie projektu, zakup i spakowanie toreb z materiałami konferencyjnymi.
8. Przygotowanie identyfikatorów dla zaproszonych Gości, wykładowców i uczestników konferencji.
9. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna i filmowa całej Konferencji z uzyskaniem zgód na korzystanie z wizerunków i przeniesieniem autorskich praw majątkowych praw do zdjęć i nagrań na rzecz PTK.

Zadanie 2:

1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych i certyfikatów uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zapewnienie możliwości zakwaterowania wraz z wyżywieniem w miejscu Konferencji dla uczestników biernych Konferencji oraz rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji (ok. 80 osób) w dniach 17-19 października 2024.
4. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla ewentualnych gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
5. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji w dniu 18 października 2024 roku w miejscu odbywania Konferencji.

Zadanie 3: 

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac oryginalnych.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji, stworzenie i prowadzenie profilu Konferencji na stronie www.facebook.pl. oraz w innych mediach społecznościowych
3. Szeroka informacja o Konferencji (media, media społecznościowe strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie, zaprojektowanie, złożenie i wydruk w formacie książkowym Programu Konferencji zawierającej także treść abstraktów prac oryginalnych zgłoszonych przez uczestników.
5. Opracowanie logo Konferencji.
6. Ubezpieczenie Konferencji.
7. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatu INFARMA, Polmed i MedTech dla Konferencji.
8. Przygotowanie niezbędnych projektów umów i dokumentów formalnoprawnych i współpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK.
9. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
10. Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym.

III.

Informacje ogólne:

1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

IV.

Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:

1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
3) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
4) Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.
4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
5. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
7. Określenie sposobu rozliczenia między wykonawcą zlecenia a PTK wraz ze wstępnym kosztorysem.
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
9. Żadna oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.

V.

Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członków Zarządów SRKiFW PTK i SKS PTK.

Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: do 31.01.2024
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 03.02.2024
Planowane podpisanie umowy: 29.02.2024.

VI.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 31.01.2024 z dopiskiem "Wspólna Konferencja 2024" na adres:

dr n. med. Bartosz Szafran
Centrum Kardiologiczne Pro Corde
50-315 Wrocław, ul. Nowowiejska 64-66/1a

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: bartoszszafran73@gmail.com

Dane osobowe:

Klauzula Informacyjna PTK

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:
1. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferentów - jest PTK.
2. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania, a po jego zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń, czyli zwyczajowo 5 lat.
3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), gdzie pkt b) jest rozumiany jako podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy; natomiast pkt f) jest rozumiany jako prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości utrzymania bieżącego kontaktu z osobami wskazanym przez Oferenta do kontaktu w związku z niniejszym postępowaniem.
4. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
5. Dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa lub podmiotu który Państwo reprezentujecie w niniejszym postepowaniu.
6. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
7. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
8. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
9. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
10. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
11. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez PTK a opisane w powyższej Klauzuli informacyjnej.

3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych opisanych w powyższej Klauzuli Informacyjnej wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.