Szanowni Państwo,

I.

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie („PTK”), organizuje:

„88 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego / XVII Konferencję „Kardiologii Polskiej” („Konferencja”).

Termin Konferencji: 09.05.2025 - 10.05.2025 r.

Miejsce Konferencji: Centrum Konferencyjne Fabryczna w Krakowie („Centrum”)

Przewidywana liczba uczestników Konferencji: 600

Organizację Konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem („Wykonawca”).

Konferencja odbędzie się w formule tradycyjnej stacjonarnej „on-site” (wykładowcy i uczestnicy konferencji na miejscu w Centrum).

II.

Do głównych zadań Wykonawcy należeć będzie w szczególności:

We współpracy z Centrum:

(w zakresie zadań, które w toku Konferencji będzie realizowała Centrum, do zadań Wykonawcy należeć będzie sprawdzenie poprawności realizacji tych zadań, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z Centrum odpowiednich działań naprawczych lub uzupełniających)

1. Aranżacja obiektu w Centrum oraz sal wykładowych i warsztatowych dla potrzeb Konferencji.
2. Zapewnienie wyposażenia oraz obsługi technicznej sal wykładowych, warsztatowych i całego obiektu w Centrum wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji Konferencji.
3. Zapewnienie przed salami wykładowymi monitorów z programami danej sesji.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców Konferencji (serwis kawowy oraz lunchowy dla uczestników Konferencji w dniach odbywania się konferencji).
5. Przygotowanie i obsługa VIP room’u w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i podmiotów produkujących sprzęt medyczny (w porozumieniu z obiektem) oraz korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
7. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich edycji i emisji po Konferencji oraz zbieranie dla PTK zgód wykładowców według wzoru przekazanego przez PTK na wykorzystanie ich wizerunku oraz danych osobowych;

oraz:

8. Rejestracja uczestników Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych;
9. Administracja bazą danych osobowych uczestników Konferencji z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;
10. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat uczestnictwa w Konferencji wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat.
11. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników Konferencji w pobliżu odbywania się Konferencji.
12. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowców i zaproszonych gości Konferencji (około 150 osób) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym Konferencji.
13. Zapewnienie transportu dla wykładowców na trasie hotel-Centrum oraz transportu tam i z powrotem z Centrum i hotelu na kolację w pierwszym dniu konferencji.  
14. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych gości Konferencji przyjeżdzających dzień przed rozpoczęciem Konferencji – bufet 20:00 do 24:00.
15. Zorganizowanie kolacji dla uczestników Konferencji w formule „Get Together”.
16. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami Konferencji.
17. Opracowanie oprawy graficznej Konferencji (w ciągu 2 tygodni od rozstrzygnięcia niniejszego postępowania ofertowego) we współpracy z Komitetem Organizacyjnym Konferencji.
18. Przygotowanie i prowadzenie po akceptacji PTK - strony www Konferencji (uruchomienie najpóźniej w ciągu 2 tygodni od rozstrzygnięcia niniejszego postępowania ofertowego).
19. Wykonanie dokumentacja fotograficznej i filmowa Konferencji wraz z wywiadami zaproszonych wykładowców w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym Konferencji, w tym uzyskanie autorskich praw majątkowych do tej dokumentacji zdjęciowej lub filmów bezpośrednio na PTK albo w celu przeniesienia tych praw na PTK w całości oraz uzyskanie wszelkich niezbędnych lub wymaganych zgód osób, których wizerunki zostały na zdjęciach lub filmach utrwalone.
20. Przeprowadzenie szerokiej promocji Konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
21. Przygotowanie i wydanie uczestnikom Konferencji materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu Konferencji oraz zakup toreb konferencyjnych wraz z ich spakowaniem i dystrybucją.
22. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w Konferencji, w tym również certyfikatów za udział w warsztatach towarzyszących Konferencji.
23. Ubezpieczenie przeprowadzenia Konferencji.
24. Uzyskanie certyfikacji Konferencji wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne.
25. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
26. Promocja czasopisma „Kardiologia Polska” we współpracy w wydawcą tego czasopisma.
27. Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz pokrewnych do wszelkich utworów lub programów stworzonych przez Wykonawcę w toku realizacji Konferencji i współpracy z PTK.

 

III.

1. Oferty wraz z kosztorysem usług wskazanych w punkcie II powyżej wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do składania ofert w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 23.12.2024 r. na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK
ul. Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa

z dopiskiem: „88 Wiosenna Konferencja PTK / XVII Konferencja „Kardiologii Polskiej”

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: zarzad.glowny@ptkardio.pl

2. Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji PTK lub Sekcji PTK lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

a. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).

b. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.

c. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

3. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

4. Oceny ofert i Kosztorysu dokona komisja wyznaczona przez PTK.

5. Jeżeli oferent chce dołączyć dodatkowe informacje, które jego zdaniem mogą być niezbędne dla prawidłowej oceny oferty i realizacji zamówienia, powinny zostać dołączone do oferty w postaci załączników. Załączniki są opcjonalne i oferent może w nich zawrzeć informacje, które jego zdaniem wyjaśnią lub doprecyzują najważniejsze elementy oferty.

6. Wszystkie propozycje cenowe przedstawione w ofercie powinny być wyrażone w złotych. Ceny powinny uwzględniać wszelkie cła, podatki (oprócz VAT), oraz inne koszy płacone przez oferenta. Ceny jednostkowe podane przez oferenta powinny być stałe i ostateczne z zastrzeżeniem możliwości ich obniżenia.

7. Oferty, w tym oferta cenowa i kosztorys, powinny być złożone w jednym egzemplarzu opatrzonym koniecznymi podpisami i pieczęciami.

8. Każdy egzemplarz oferty powinien zawierać datę sporządzenia oraz być podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji oferenta, a każda ze stron ponumerowana oraz parafowana przez upoważnione osoby. Jakiekolwiek poprawki muszą być parafowane przez ww. osobę(y). Oprócz podpisów należy podać imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób reprezentujących oferenta. Ponadto Oferta powinna zawierać pełnomocnictwa dla osób upoważnionych do reprezentowania oferenta i podejmowania w jego imieniu decyzji a w szczególności do złożenia oferty i prowadzenia negocjacji w zakresie warunków umowy.

9. Do Oferty powinien zostać załączony wykaz dokumentów załączonych do oferty.

10. Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego zawiera klauzulę informacyjną dla reprezentantów oferentów.

11. PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Komitet Organizacyjny
88 Wiosennej Konferencji PTK / XVII Konferencji „Kardiologii Polskiej”

 

Załącznik nr 2 - Dane osobowe:

Klauzula Informacyjna PTK

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) PTK informuje, że:

I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferentów będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie spółki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferentów - jest PTK.

II. Dane osobowe będą:

1) przetwarzane dla celów związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania, a po jego zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń, czyli zwyczajowo 5 lat.

III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), gdzie pkt b) jest rozumiany jako podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy; natomiast pkt f) jest rozumiany jako prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości utrzymania bieżącego kontaktu z osobami wskazanym przez Oferenta do kontaktu w związku z niniejszym postępowaniem.

IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.

V. Dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa lub podmiotu który Państwo reprezentujecie w niniejszym postepowaniu.

VI. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.

VII. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności Centrumtorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.

VIII. Oferent, oraz osoba, której dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:

1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4)  usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:

a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;

IX. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone,PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.

X. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.

XI. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie spółki cywilnej - oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez PTK a opisane w powyższej Klauzuli informacyjnej.

3, Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych opisanych w powyższej Klauzuli Informacyjnej wszystkim osobom, których dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.