Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”) z siedzibą w Warszawie przy ulicy Stawki 3a lok. 1/2, 00-193 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000204939, NIP: 954-21-39-638 organizuje:

„XXIX Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” („Kongres”).
I. Termin Kongresu: 25 – 27 września 2025 r. (3 dni)

II. Miejsce i forma odbycia Kongresu: stacjonarnie – Kraków - Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe EXPO 

III. Przewidywana liczba uczestników Kongresu: ~ 4500 - 4800

IV. Organizację Kongresu Zarząd Główny PTK pragnie powierzyć profesjonalnemu przedsiębiorcy 
z dużym doświadczeniem organizacji imprez podobnego typu.

V. Do głównych zadań podmiotu wybranego przez PTK do zorganizowania Kongresu należeć będzie w szczególności:

Zadanie 1:

1. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Kongresu, w tym ich doposażenie jeśli zaistnieje taka potrzeba.
2. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia dla przyjmowania prezentacji od wykładowców i prelegentów Kongresu.
3. Nagranie wskazanych przez PTK sesji lub wykładów z możliwością ich edycji i emisji po Kongresie oraz zbieranie dla PTK zgód wykładowców według wzoru przekazanego przez PTK na wykorzystanie ich wizerunku oraz na przetwarzanie danych osobowych;
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Kongresu (miejsce, firma cateringowa, wraz z przykładową ceną posiłków).
5. Przygotowanie hali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego „Get Together” dla uczestników Kongresu.
7. Zorganizowanie zabezpieczenia medycznego Kongresu (obiekt zapewnia 1 ratownika).
8. Zakup, spakowanie i dystrybucja toreb z materiałami kongresowymi.
9. Aktywna współpraca w pozyskiwaniu sponsorów.

Zadanie 2:

1. Prowadzenie biura kongresowego.
2. Rejestracja uczestników Kongresu drogą elektroniczną i w czasie Kongresu z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą.
3. Obsługa recepcji z przygotowaniem i wydawaniem identyfikatorów, materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom Kongresu.
4. Administracja bazą danych osobowych uczestników Kongresu z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;
5. Zbieranie w imieniu PTK jako administratora, elektronicznych deklaracji prenumeraty Zeszytów Edukacyjnych Kardiologii Polskiej („ZE KP”) zgodnie z wytycznymi PTK.
W zakresie danych osobowych prenumeratorów ZE KP występowanie w roli procesora zgodnie z umową powierzenia.
6. Opracowanie i wdrożenie regulaminu uczestnictwa w Kongresie, w tym formularzy zgłoszeniowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z zakresu ochrony danych osobowych (jako administrator danych osobowych uczestników Kongresu).
7. Współpraca z Komitetem Organizacyjnym w zakresie zakwaterowania wraz z wyżywieniem, w tym rezerwacja hotelu klasy ***/**** dla wszystkich zaproszonych Gości Kongresu i dla delegatów na Walne Zebranie Delegatów PTK.
8. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników Kongresu innych niż Goście Komitetu Organizacyjnego.
9. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
10. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi Komitetu Organizacyjnego, w tym dotyczącej zakwaterowania.
11. Aktywna współpraca w pozyskiwaniu sponsorów Kongresu.

Zadanie 3:

1. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego Kongresu, przygotowanie programu naukowego do publikacji.
2. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z wykładowcami Kongresu i prezentującymi prace naukowe, W zakresie danych osobowych wykładowców i gości występowanie w roli procesora zgodnie z umową powierzenia.
3. Przygotowanie i prowadzenie strony www Kongresu.
4. Stworzenie systemu gromadzenia prezentacji Kongresu.
5. Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz pokrewnych do wszelkich utworów lub programów stworzonych w toku realizacji umowy o organizację Kongresu i współpracy z PTK.
6. Ubezpieczenie przeprowadzenia Kongresu.
7. Zawarcie umów z podwykonawcami.
8. Przeznaczenie jednego rachunku bankowego Wykonawcy na lokowanie środków finansowych związanych z organizacją Kongresu.
9. Prowadzenia obsługi finansowej Konferencji, w tym w szczególności sporządzenie i przedstawienie PTK do akceptacji w terminie do 30 dni od dnia zakończenia Kongresu końcowego rozliczenia wpływów i wydatków Kongresu.

Zadanie 4:

1. Szeroka informacja o Kongresie (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
2. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Kongresu.
3. Wydanie gazety kongresowej.
4. Przygotowanie „toreb” na materiały dla uczestników Kongresu i ich dystrybucja wśród uczestników Kongresu.

VI. 

1.Oferty wraz z kosztorysem usług wskazanych w punkcie II powyżej wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia do składania ofert w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 23.12.2024 r. na adres: 

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK
ul. Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa
z dopiskiem: „Oferta- Kongres PTK 2025”

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: zarzad.glowny@ptkardio.pl

VII.

1. Oferta winna zawierać informacje wg poniższej specyfikacji, niezbędne w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
a) firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej);
b) dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia;
c) zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
d) oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
e) referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu imprez z udziałem środowiska medycznego.
2. Jeżeli oferent chce dołączyć dodatkowe informacje, które jego zdaniem mogą być niezbędne dla prawidłowej oceny oferty i realizacji zamówienia, powinny zostać dołączone do oferty w postaci załączników. Załączniki są opcjonalne i oferent może w nich zawrzeć informacje, które jego zdaniem wyjaśnią lub doprecyzują najważniejsze elementy oferty.
3. Wszystkie propozycje cenowe przedstawione w ofercie powinny być wyrażone w złotych. Ceny powinny uwzględniać wszelkie cła, podatki (oprócz VAT), oraz inne koszy płacone przez oferenta. Ceny jednostkowe podane przez oferenta powinny być stałe i ostateczne z zastrzeżeniem możliwości ich obniżenia.
4. Oferty, w tym oferta cenowa i kosztorys, powinny być złożone w jednym egzemplarzu opatrzonym koniecznymi podpisami i pieczęciami.
5. Każdy egzemplarz oferty powinien zawierać datę sporządzenia oraz być podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji oferenta, a każda ze stron ponumerowana oraz parafowana przez upoważnione osoby. Jakiekolwiek poprawki muszą być parafowane przez ww. osobę(y). Oprócz podpisów należy podać imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe/funkcje osób reprezentujących oferenta. Ponadto oferta – jeśli dotyczy - powinna zawierać pełnomocnictwa dla osób upoważnionych do reprezentowania oferenta i podejmowania w jego imieniu decyzji a w szczególności do złożenia oferty i prowadzenia negocjacji w zakresie warunków umowy.
6. Do oferty powinien zostać załączony wykaz dokumentów załączonych do oferty.

VIII. Wolą PTK jest przeprowadzenie Kongresu „on-site” z obecnością wykładowców i słuchaczy oraz przedstawicieli przemysłu na miejscu (w Centrum Kongresowym). Biorąc pod uwagę, możliwość zmiany sytuacji epidemicznej Organizatorzy biorą pod uwagę przeprowadzenie Kongresu w formie hybrydowej. W tej sytuacji prosimy wszystkich oferentów o podanie ostatecznego terminu bezkosztowej rezygnacji z realizacji Zadania 1.
Zamawiający zastrzega sobie prawo:

1.unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny
2. wydzielenia z przesłanych ofert na realizację zadań poszczególnych części składowych zadania i powierzenie ich innemu oferentowi.

IX. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.

X. PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.

XI. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego.

XII. Oceny ofert dokona komisja złożona z członków powołanych przez Komitet Organizacyjny Kongresu PTK 2025 w terminie do …………….

XIII. Konkurs przebiegać będzie dwuetapowo:
- I złożenie ofert;
- II wybór najlepszej oferty, a w razie konieczności dodatkowe spotkanie z wybranymi oferentami 

XIV. Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego zawiera klauzulę informacyjną dla reprezentantów oferentów.

Komitet Organizacyjny XXIX Międzynarodowego Kongresu 
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

Oferta winna jeszcze zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub Asocjacji PTK lub Sekcji PTK.

Zał. Nr 1.

INFORMACJA DOTYCZĄCA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informujemy, że:

I. Administratorem przekazanych danych osobowych jest Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 3a lok. 1-2, 00-193 Warszawa („PTK")
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla celów związanych z rozpatrzeniem oferty na organizację XXVI Międzynarodowego Kongresu PTK i prowadzeniem negocjacji z oferentem w celu ewentualnego zawarcia umowy („Negocjacje”),
2) przechowywane przez okres Negocjacji;
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji Negocjacji.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności dostawca usług i systemów informatycznych, operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
VII. Osoba, której dane osobowe są przetwarzane jest uprawniona do:
1) dostępu do swoich danych osobowych;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu celów przetwarzania;
4)  usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i przetwarzane;
5) złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
6) przeniesienia danych osobowych;
7) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie – cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które nastąpiło przed wycofaniem zgody;
8) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane osobowe są przetwarzane sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane osobowe są przetwarzane do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązane jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych 
w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności osoby, której dane są przetwarzane.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, osoba której dane osobowe są przetwarzane jest uprawniona do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załącznik Nr 2 do „Zaproszenia do składania ofert" 
 
 FORMULARZ KOSZTORYSU - XXIX Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
 
Liczba uczestników w formie „on-site” ca. 5000 osób, w formach