Asocjacja Wad Zastawkowych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:
„IV Ogólnopolską Konferencję Asocjacji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego” 

Termin konferencji: 04.10.2025 roku
Miejsce konferencji: Szczecin
Przewidywana liczba uczestników: 250-400 osób
Forma uczestnictwa: tryb stacjonarny, jedna sala
Organizację konferencji Asocjacja Wad Zastawkowych Serca PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie: 

Zadanie 1:

1. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej.
2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
3. Pozyskanie Sponsorów konferencji - firm farmaceutycznych i niefarmaceutycznych.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji.

Zadanie 2:

1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych i certyfikatów uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
3. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
4. Ubezpieczenie konferencji.
5. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
6. Uzyskanie punktów edukacyjnych oraz certyfikatu INFARMA dla Konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych projektów umów i dokumentów formalnoprawnych i współpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK

Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie 29.04.2025 r., z dopiskiem "IV Ogólnopolska Konferencja Asocjacji Wad Zastawkowych Serca PTK” na adres: 71 111 Szczecin, ul. Poniatowskiego 33c oraz w wersji elektronicznej (.PDF) należy przesłać na poniższy adres mailowy: edytaplonska@life.pl

 
Oferta winna zawierać ponadto informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatków, oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członków Zarządów Asocjacji w składzie:

1. Prof. Edyta Płońska-Gościniak - Przewodnicząca Komisji

2. Prof. Monika Komar- Członek Komisji

3. Prof. Zbigniew Gąsior - Członek Komisji

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Harmonogram:

Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 29.04. 2025

Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 30.04.2025

Planowane podpisanie umowy: 5.05. 2025

Komitet Organizacyjny IV Konferencji Asocjacji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego 2025

Uwaga: Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.